Phần mềm erp Hệ thống ERP ~ GIT - Erp System

Hệ thống ERP

Hệ thống ERP là gì?
Tất tần tật về ERP, bạn sẽ có một cái nhìn tổng quan về ERP từ đó giúp bạn ra quyết định lựa chọn giải pháp phù hợp. Bài viết được tổng hợp từ nhiều nguồn khác nhau có chọn lọc kết hợp với kinh nghiệm triển khai thực tế.

✅Định nghĩa ERP là gì

✔ ERP – Enterprise Resource Planning về cơ bản là một hệ thống phần mềm hoạch định tài nguyên doanh nghiệp, nhằm tối ưu hóa mọi nguồn lực của doanh nghiệp, cải thiện hiệu quả kinh doanh.

✔ Về lý thuyết, khi triển khai sử dụng hệ thống ERP, doanh nghiệp sẽ có khả năng kiểm soát tốt hơn các hạn mức về tồn kho, công nợ, chi phí, doanh thu, lợi nhuận, đồng thời có khả năng tối ưu hóa các nguồn lực như nguyên vật liệu, nhân công, máy móc thi công để có kế hoạch sản xuất, kinh doanh phù hợp với năng lực.

✔ Nghiên cứu của Jacobs and Bendoly (2003) xác định ERP bao gồm sự tích hợp của quy trình kinh doanh bên trong một tổ chức với việc cải tiến quản lý đơn hàng, thông tin chính xác về hàng tồn kho, cải thiện quy trình làm việc, và quản lý chuỗi cung ứng SCM (Supply Chain Management), và tiêu chuẩn tốt hơn về kinh doanh và thực hành tốt nhất. Hệ thống ERP là về cơ sở hạ tầng công nghệ được thiết kế để cung cấp  chức năng yêu cầu cần thiết để biến các khái niệm ERP thành hiện thực.

✔ Còn theo như quan điểm của Hawking et al. (2006) ERP được sử dụng để tích hợp tất cả các chức năng kinh doanh cốt lõi vào một hệ thống duy nhất với định nghĩa chuẩn, giao diện người dùng và một cơ sở dữ liệu duy nhất.

Dựa vào các quy trình kinh doanh tiêu chuẩn của các công ty hàng đầu, các nhà cung cấp ERP cũng mô phỏng lại vào hệ thống của họ.

Họ tin rằng hệ thống ERP có thể được định nghĩa như những hệ thống thông tin đã được tích hợp vào các mô-đun, có phạm vi kinh doanh rộng, có chức năng và có trách nhiệm xử lý giao dịch trong môi trường thời gian thực.

✅ Lịch sử phát triển của ERP:

✔ Thuật Ngữ ERP được phát minh vào năm 1990 bởi Gartner nhưng nguồn gốc chính xác của thuật ngữ này bắt nguồn từ thập niên 1960. Vào thời kỳ đó, ý tưởng này chủ yếu được ứng dụng trong lĩnh vực quản lý hàng tồn kho và quy trình kiểm soát trong ngành sản xuất. Các kỹ sư phần mềm thời điểm đó đã tạo ra các phần mềm ứng dụng điều khiển quy trình quản lý hàng tồn kho, đối chiếu các khoản dư và tường thuật các trạng thái.

✔ Tới năm 1970, hệ thống ERP đã mở rộng chức năng của mình thông qua việc tích hợp vào hệ thống Hoạch Định Nhu Cầu Nguyên Vật Liệu ( MRP) nhằm mục đích lên kế hoạch cho các quy trình sản xuất.

✔ Vào thập niên 1980, phần mềm MRP phát triển rộng rãi hơn với mục đích bao trùm các hoạt động trong quy trình sản xuất nhiều hơn trước, khái niệm MRP-II (Hoạch Định Nguồn lực sản xuất) xuất hiện cũng dựa trên ý tưởng trên.

✔ Đến năm 1990, các hệ thống này đã được phát triển hơn so với các chức năng quản lý hàng tồn kho và quá trình hoạt động khác thành các chức năng back-office như kế toán và nguồn nhân lực, lập ra giai đoạn mới cho sự phát triển ERP được biết đến phổ biến hiện nay.

Ngày nay, ERP đã được mở rộng nhằm bao trùm các hoạt động liên quan tới trí tuệ doanh nghiệp (BI) bên cạnh đó hệ thống ERP cũng xử lý các chức năng “Front-office” như “tự động hoá đội ngũ bán hàng (SFA), tự động hóa tiếp thị và thương mại điện tử. Với những tiến bộ vượt bậc của sản phẩm kèm theo những câu chuyện thương hiệu thành công nhờ vào hệ thống này, các công ty trong một loạt các ngành công nghiệp, từ phân phối sỉ cho đến thương mại điện tử đều tin dùng giải pháp ERP là sự thật không ai có thể chối cải.

Cùng với sự ra đời của API-Application Programming Interface giúp cho ERP không còn giới hạn nữa, khả năng tích hợp cùng với nhiều hệ thống khác khiến cho ERP dần không thể thiếu trong việc điều hành doanh nghiệp nữa

✅ Xu hướng của ERP

✔ ERP phát triển theo hướng chuyên môn hóa
Giá trị lớn nhất mà ERP mang đến cho doanh nghiệp là quy trình, kinh nghiệm quản trị và thao tác nghiệp vụ. Không có mô hình ERP chung cho mọi doanh nghiệp. Vì vậy, mỗi hệ thống ERP được xây dựng sẽ dựa vào yếu tố ngành nghề, các điều kiện đặc thù, cơ cấu tổ chức, quy mô và kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, đặc thù kinh doanh và quản lý của doanh nghiệp cũng tạo ra sự khác nhau của ERP. Các doanh nghiệp có số lượng khách hàng lớn, ERP cần tích hợp với hệ thống quản trị quan hệ khách hàng (CRM) nhằm giúp cung cấp đầy đủ thông tin khách hàng, vận hành hiệu quả các quy trình nghiệp vụ giao dịch với khách hàng từ marketing đến quản lý bán hàng và dịch vụ hỗ trợ. Các cơ quan quản lý Nhà nước cũng nên trang bị CRM để tăng cường quản lý các dịch vụ công với nhân dân, doanh nghiệp và đối tác.

Ngoài CRM, hệ thống thông tin quản trị (Business Intelligence – BI) cũng là một hệ thống lõi mà hầu hết cơ quan quản lý công cần có để tổng hợp thông tin từ nhiều cơ sở, khai thác hiệu quả khối dữ liệu lớn có được, lập báo cáo – phân tích và thực hiện công tác quản lý – điều hành vĩ mô.

Với các doanh nghiệp có quy mô lớn dạng mô hình tập đoàn hoặc tổng công ty đa ngành, hệ thống nên phục vụ cho cả hai cấp độ: lớp quản trị tập đoàn và lớp quản trị đặc thù của các đơn vị thành viên.

✔ ERP phát triển theo hướng chuyên ngành.
Các doanh nghiệp ngày càng hướng tới những giải pháp ERP hỗ trợ tốt nhất cho ngành nghề của họ. Giá trị lớn nhất mà giải pháp ERP mang đến cho doanh nghiệp là quy trình, kinh nghiệm quản trị và các mối quan hệ trong nghiệp vụ. Ngoài khả năng về công nghệ như năng lực vận hành, tính bảo mật, và khả năng tương tác như đối với hệ thống thông tin nói chung, khả năng về nghiệp vụ là yếu tố bắt buộc phải xem xét khi một doanh nghiệp muốn ứng dụng ERP.

Ngành nghề là yếu tố quan trọng hàng đầu cho việc xây dựng một hệ thống ERP. Quản trị tài chính là cấu phần lõi trong hầu hết các hệ thống ERP.

Ví dụ: đối với các doanh nghiệp trong lĩnh vực dịch vụ tài chính như ngân hàng, bảo hiểm, hệ thống ERP bao gồm quản trị tài chính doanh nghiệp tích hợp với hệ thống nghiệp vụ lõi (core banking, core insurance…).

Hay đối với các doanh nghiệp thương mại như bán buôn, bán lẻ, hệ thống ERP phải bao gồm: quản trị tài chính, quản trị kho hàng, quản trị mua hàng và bán hàng.

Còn các doanh nghiệp sản xuất sẽ cần thêm phân hệ quản trị sản xuất, quản trị chất lượng, và quản trị nhà xưởng - thiết bị…

Hoàng thiện hơn nữa là những hệ thống ERP ngành dọc theo từng lĩnh vực cụ thể

Lớp quản trị tập đoàn gồm những quy trình nghiệp vụ xuyên suốt toàn doanh nghiệp hay hỗ trợ quản trị hợp nhất ở mức độ tập đoàn, ví dụ quản trị tài chính, quản trị nhân sự, và hệ thống báo cáo tổng hợp.

Lớp quản trị ở các đơn vị thành viên gồm những quy trình nghiệp vụ phù hợp với từng ngành nghề kinh doanh đặc thù như bán hàng, sản xuất, quản lý dự án, quản lý khách hàng…

Một hệ thống ERP tổng thể có thể bao phủ mọi quy trình nghiệp vụ trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, để xây dựng hệ thống như vậy, cần có một lộ trình. Ưu tiên làm ERP với cấu phần nào trước, cấu phần nào sau phụ thuộc vào các điều kiện về thuận lợi, khó khăn và kế hoạch kinh doanh cụ thể của từng doanh nghiệp. Có thể hai doanh nghiệp bán lẻ cùng kinh doanh các mặt hàng giống nhau với quy mô tương tự, song một bên cần ưu tiên quản lý chặt chẽ về tài chính trên toàn chuỗi, bên kia lại đang khó khăn trong việc điều hành trung tâm phân phối. Do vậy lộ trình làm ERP của hai doanh nghiệp này không thể giống nhau.

ERP cho mỗi doanh nghiệp được xây dựng trên điều kiện nghiệp vụ đặc thù của doanh nghiệp đó. Hiệu quả hệ thống ERP mang lại phụ thuộc rất nhiều vào năng lực của nhà triển khai. Năng lực triển khai ERP bao gồm khả năng tư vấn theo ngành nghề, năng lực công nghệ và năng lực hỗ trợ. Vì thế để chọn được đơn vị triển khai ERP phù hợp cho doanh nghiệp mình thì các doanh nghiệp phải luôn cần cân nhắc thật kỹ

✔ Xu thế công nghệ

Xu thế công nghệ cũng là yếu tố quan trọng để lựa chọn giải pháp ERP và đối tác triển khai. Các hệ thống thông tin nói chung và ERP nói riêng đang dần phát triển theo xu hướng công nghệ mới thông minh hơn, hiệu quả hơn.

Xu hướng này được tổng hợp trong SMAC (Social, Mobile, Analytics và Cloud).

⇒ Theo đó, xu hướng Social cho phép doanh nghiệp kết nối với khách hàng, với cộng đồng dễ dàng hơn và phổ cập hơn. Khả năng kết nối với các mạng xã hội rút ngắn khoảng cách giữa hệ thống với con người, giúp người dùng và khách hàng tương tác một cách thuận tiện.

⇒ Xu hướng Mobile cho phép người dùng vận hành hệ thống mọi nơi mọi lúc thông qua thiết bị di động.

⇒ Analytics nâng cao khả năng xử lý thông minh của hệ thống, cho phép khai thác hiệu quả hơn khối lượng dữ liệu lớn mà các doanh nghiệp có được (Hữu Văn, 2015). Nhất là sau khi có đươc lượng dữ liệu tập hợp từ các nguồn trên thì sẽ đưa vào hệ thống phân tích thông tin để đưa ra các dịch vụ, quyết định chính xác cho doanh nghiệp một thành quả của BI và BIGDATA (dữ liệu lớn)

⇒ Cloud dần trở thành mô hình được ưa chuộng trong việc đầu tư cho hệ thống thông tin. Theo đó, thay vì phải mua một hệ thống với đầy đủ phần cứng, phần mềm và các dịch vụ kèm theo như quản trị, vận hành, các doanh nghiệp sẽ đầu tư dưới hình thức thuê bao. Cloud giúp khách hàng tinh gọn hóa việc mua sắm và sở hữu hệ thống thông tin. Họ sẽ được giảm bớt sự ràng buộc vào những hệ thống phần cứng, phần mềm, và chỉ trả tiền đúng với mức độ sử dụng. Việc đầu tư những hệ thống lớn trước đây vượt quá khả năng của nhiều doanh nghiệp/tổ chức thì với Cloud trở nên hiện thực hơn. (Hữu Văn, 2015)

✅ Lợi ích của ERP và sự sẵn sàng triển khai BI

Lợi ích của ERP :
Theo như nhiều bài nghiên cứu trên thế giới và kết quả thực tế vận hành hệ thống ERP cho thấy, ERP không chỉ đem lại một thay đổi mới cho doanh nghiệp mà còn hơn thế nữa và nó đem lại những thứ sau đây.

Trong nghiên cứu của Shang and Seddon (2002)chỉ ra rằng có 5 hạng mục mà ERP tác động trực tiếp đến đó là:

  • Về hoạt động: giảm chi phí, giảm chu kỳ thời gian sản xuất, cải thiện sản phẩm, cải thiện chất lượng, cải thiện dịch vụ khách hàng)
  • Về mặt quản lý: quản lý tài nguyên tốt hơn, cải thiện việc ra quyết định và lên kế hoạch, cải thiện hiệu xuất
  • Về chiến lược: hỗ trợ phát triển kinh doanh, hỗ trợ liên doanh, xây dựng việc tăng trưởng doanh số, xây dựng định mức chi phí chuẩn, tạo ra sản phẩm khác biệt, xây dựng các mối liên kết ngoài
  • Về cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin: Xây dựng việc kinh doanh một cách linh hoạt cho sự thay đổi hiện tại và tương lai, giảm chi phí CNTT, tăng khả năng đáp ứng của cơ sở hạ tầng CNTT
  • Về tổ chức: Thay đổi mô hình làm việc, tạo điều kiện tổ chức học tập, trao quyền, xây dựng tầm nhìn chung.
Còn theo như một bài nghiên cứu khác của Singla (2008)thì lợi ích phát sinh mà ERP mang lại là:

✔ Lợi ích hữu hình sau khi triển khai ERP: giảm hàng tồn kho, giảm sự phụ thuộc vào cá nhân, nâng cao năng suất, cải tiến trật tự quản lý, giảm chi phí công nghệ, giảm chi phí mua sắm, cải thiện quản lý tiền mặt, cải thiện doanh thu / lợi nhuận, giảm chi phí vận chuyển / hậu cần, giảm chi phí bảo trì, cải thiện thời gian giao hàng.

✔ Lợi ích vô hình sau khi triển khai ERP: cải tiến hoặc đổi mới quy trình kinh doanh, đáp ứng đầy đủ nhu cầu khách hàng, giảm chi phí, hội nhập, tiêu chuẩn hóa, linh hoạt, toàn cầu hóa, kinh doanh hiệu quả, cung ứng / chuỗi nhu cầu, thông tin / tầm nhìn, hiệu quả kinh tế của công ty (chi phí phối hợp nội bộ), chi phí giám sát, chi phí liên kết, chi phí còn lại, chi phí xử lý thông tin, truyền thông chi phí, chi phí tài liệu, chi phí cơ hội do thiếu thông tin.

✔ Yếu tố hiệu quả kinh doanh: Làm giảm rủi ro các tổ chức kinh doanh, tăng cường tuân thủ quy định tổ chức, làm cho MIS (Management Infomation System) chính xác hơn và dễ tiếp cận hơn, 
Tạo điều kiện cải thiện dịch vụ cho khách hàng và nhà cung cấp, cho phép cung cấp các dịch vụ mới cho khách hàng và nhà cung cấp.
Nâng cao kiến thức và kỹ năng sử dụng, nâng cao trách nhiệm thể chế, tăng cường sự tín nhiệm của cổ đông, tăng cường hỗ trợ cho các hoạt động tổ chức, nâng cao hiệu quả kinh doanh tổ chức, giảm tải công việc ở phòng ban khác nhau, làm giảm khối lượng công việc trong bộ phận trung tâm, 

ERP ít tốn kém chi phí cho việc nâng cao / nâng cấp so với hệ thống cũ, ERP ít tốn kém hơn để tích hợp so với những hệ thống cũ, ERP đã làm cho nó dễ dàng hơn để tận dụng lợi thế của công nghệ mới.