Nhân viên của bạn cần có những kỹ năng và kiến thức nào để hoàn thành công việc và duy trì năng suất tại nơi làm việc? Bài viết này trình bày 7 mẹo để cải thiện đào tạo trực tuyến với Phân tích nhiệm vụ công việc.
Phân tích nhiệm vụ công việc
(JTA) cho bạn cơ hội đánh giá nhiệm vụ công việc của nhân viên để cá nhân hóa
trải nghiệm đào tạo trực tuyến. Nó đi sâu vào từng bước và kỹ năng liên
quan để bạn có thể xác định các lĩnh vực cần cải thiện và cung cấp hỗ trợ kịp
thời. Một lợi ích chính khác là bạn có thể điều chỉnh các giao thức và
chính sách của công ty dựa trên hiệu suất của nhân viên . Ví dụ: đánh giá
hiệu suất hàng năm cho thấy rằng các quy trình hiện tại của bạn đã lỗi thời hoặc
không thực tế. Nhưng làm thế nào để bạn tiến hành Phân tích Nhiệm vụ Công
việc thành công với nguồn lực hạn chế và không làm trì hoãn ngày ra mắt khóa
học eLearning công ty tiếp theo của bạn? Dưới đây là 7 mẹo để nhanh chóng
làm phong phú quá trình đào tạo trực tuyến của bạn với Phân tích Nhiệm vụ Công
việc.
Mẹo hàng đầu để sử dụng phân tích nhiệm vụ
công việc để làm phong phú thêm chương trình elearning của bạn
1. Tiết lộ quan điểm của nhân viên thông
qua khảo sát và thăm dò ý kiến
Nhân viên đánh giá độ khó của
nhiệm vụ như thế nào? Có những kỹ năng hoặc kiến thức nhất định có thể
cải thiện hiệu suất của họ không? Tần suất họ thực hiện nhiệm vụ và nó phù
hợp với nhiệm vụ công việc tổng thể của họ như thế nào? Ví dụ, đó có phải
là một quá trình quan trọng mà họ thực hiện hàng ngày? Tiến hành các cuộc
thăm dò và khảo sát để lấy ý kiến đóng góp của nhân viên và nhìn nhận mọi thứ
từ quan điểm của họ. Hãy nhớ rằng những cá nhân đã phát triển các giao
thức thường không phải là những người phải thực hiện nhiệm vụ. Vì vậy, họ
đang xem nó từ quan điểm lý thuyết. Nhưng nhân viên có thể đưa ra cái nhìn
bên trong về các khía cạnh thực tế của nhiệm vụ và liệu nó có được thực hiện
trong thế giới thực hay không.
2. Xác định các kỹ năng quan trọng và khoảng
cách hiệu suất liên quan đến nhiệm vụ công việc
Hầu hết chúng ta thực hiện
các nhiệm vụ mà không hề nghĩ đến các kỹ năng và kiến thức có liên
quan. Ví dụ: đại diện trung tâm cuộc gọi không xem xét các kỹ năng lắng
nghe, giao tiếp và giải quyết vấn đề tích cực mà họ sử dụng để giải quyết các
vấn đề của khách hàng. Cũng không phải những kinh nghiệm họ đang rút ra để
nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng. Trong quá trình Phân tích Nhiệm
vụ Công việc, bạn phải đi sâu vào quy trình để xác định các kỹ năng, kiến thức
và chuyên môn cần thiết. Sau đó, tiết lộ các lỗ hổng kỹ năng đang làm giảm
hiệu suất và năng suất của nhân viên để bạn có thể phát triển các tài liệu đào
tạo trực tuyến có liên quan.
3. Vạch ra các bước liên quan đến thực hiện
nhiệm vụ
Ngoài các kỹ năng cơ bản mà
nhân viên phải có, bạn cần vạch ra các bước để đạt được những khả năng cụ thể
này. Ví dụ, quá trình bán hàng bắt đầu với việc phân tích kỹ lưỡng nhu cầu
của khách hàng. Sau đó, bạn chuyển sang giai đoạn xác định sản phẩm và đàm
phán. Tạo bản trình bày trực quan của nhiệm vụ từ đầu đến cuối, hoàn thành
với ảnh chụp màn hình và giải thích ngắn gọn. Điều này cho phép bạn kiểm
tra trình tự thời gian của quá trình trong khi Phân tích Nhiệm vụ Công việc và
liệu bạn có thể bỏ qua các bước không liên quan nào không.
4. Chia các bước thành các nhiệm vụ con và
yêu cầu kiến thức
Khi bạn đã chia nhiệm vụ
thành các bước riêng lẻ, bạn nên chắt lọc nó thành các nhiệm vụ phụ, kiến
thức và điều kiện tiên quyết. Sử dụng cùng một ví dụ bán hàng, bước đầu
tiên (phân tích nhu cầu của khách hàng) đòi hỏi nhiều kỹ năng, kiến thức về
sản phẩm và thậm chí cả nhận thức về thương hiệu. Điều này là do nhân viên
phải tuân thủ các tiêu chuẩn của công ty khi thực hiện giao dịch.
5. Đánh giá các chỉ số LMS để có được cái
nhìn sâu sắc hơn
Nếu bạn đã triển khai chiến
lược LMS, bạn có Dữ liệu lớn có giá trị theo ý của mình. Các báo cáo và phân tích LMS
tích hợp có thể giúp bạn nghiên cứu sâu hơn về các vấn đề được tiết
lộ thông qua các cuộc khảo sát và thăm dò ý kiến của nhân viên. Ví dụ,
nhiều nhân viên nói rằng họ phải vật lộn với một nhiệm vụ cụ thể. Nhìn lại
hiệu suất mô phỏng và kết quả đánh giá liên quan đến quá trình này. Bạn có
thể phát hiện ra rằng nhiệm vụ là thách thức bởi vì họ chỉ đơn giản là không
hoàn thành các mô-đun đào tạo trực tuyến cần thiết. Mặt khác, có thể là do
nhiệm vụ quá liên quan và chương trình đào tạo trực tuyến của bạn thiếu các
công cụ xây dựng kinh nghiệm cần thiết.
6. Tìm một chuyên gia có kinh nghiệm về vấn
đề chủ đề hoặc chuyên gia nội bộ tham gia
Tranh thủ sự hỗ trợ của
Chuyên gia về vấn đề chủ đề hoặc thậm chí là người trong tổ chức am hiểu về chủ
đề hoặc nhiệm vụ cho Phân tích nhiệm vụ công việc. Họ sẽ có thể đánh giá
quá trình từ quan điểm có kinh nghiệm hơn và mổ xẻ nó sâu hơn. Ví dụ, hãy
nêu bật những kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân với nhau mà bạn thậm chí không
nhận ra là có liên quan. Những cá nhân này cũng có thể giúp xác định những
lỗ hổng chưa được tiết lộ và cho bạn biết mọi thứ mà nhân viên cần biết để cải
thiện hiệu suất của họ. Ví dụ: chuyên gia nội bộ phân tích nhiệm vụ, chỉ
số LMS và khảo sát nhân viên. Họ thấy rằng vấn đề không phải là kỹ năng mà
họ thiếu, mà là khóa đào tạo trực tuyến của bạn không tạo điều kiện cho việc áp
dụng trong thế giới thực. Nói cách khác, nhân viên có những gì cần thiết,
nhưng họ không chắc làm thế nào để áp dụng nó vào công việc. Do đó, bạn có
thể thêm nhiều mô phỏng đào tạo trực tuyến hơn,
7. Xây dựng các tiêu chí đánh giá phù hợp
với kết quả mong muốn
Một Phân tích Nhiệm vụ Công
việc thành công cần có các tiêu chí đánh giá. Nó không phải là thực hiện
nhiệm vụ, mà là kết quả mà nhân viên phải đạt được. Ví dụ: mục tiêu chính
của việc hoàn thành việc trả lại sản phẩm là cải thiện trải nghiệm của khách
hàng và mang lại doanh nghiệp lặp lại. Khách hàng có nhiều khả năng sẽ
tiếp tục quay lại mua nhiều hơn nếu nhu cầu của họ được đáp ứng ngay cả khi
điều đó có nghĩa là tổ chức của bạn mất khả năng giảm giá vào khoảng thời gian
này. Do đó, tiêu chí đánh giá cho Phân tích Nhiệm vụ Công việc này nên tập
trung vào trải nghiệm của khách hàng. Nhân viên cần có những kỹ năng gì để
cung cấp dịch vụ khách hàng cao cấp kịp thời? Và làm thế nào bạn có thể
nuôi dưỡng những tài năng này trong đào tạo trực tuyến để họ liên tục cải thiện
và đạt được tiềm năng của mình?
Kết luận
Phân tích Nhiệm vụ Công việc là một nỗ lực của cả nhóm. Mọi thành viên của tổ chức phải làm việc cùng nhau để phân tích nhiệm vụ, chia nó thành các khối xây dựng kỹ năng và xác định các điểm cần lưu ý. Trong khi quản trị viên LMS và quản lý nhân sự có thể cung cấp dữ liệu, nhân viên cung cấp thông tin chi tiết trực tiếp. Qua đó, cho phép bạn xem một bức tranh toàn cảnh hơn về nhiệm vụ để bạn có thể phát triển các nguồn đào tạo trực tuyến có ý nghĩa.